Gestire il magazzino: consigli pratici per essere organizzati

Tra le attività più importanti in un’azienda c’è sicuramente la gestione software magazzino. Si tratta di un’attività complessa che può funzionare bene solo previa organizzazione. Dalla buona pratica possono derivare molti vantaggi, come un aumento di entrate economiche e un risparmio nelle spese gestionali. Molte sono le figure adatte che permettono, attraverso la loro attività, di gestire correttamente questo aspetto dell’azienda.

Al contrario, un magazzino non organizzato può essere anche fonte di guai nel proprio business. In che modo però possiamo capire come incide questo aspetto dell’azienda sul lavoro?

Un magazzino gestito male può significare ritardi nei tempi di evasione degli ordini, generando insoddisfazione nel cliente che non sarà soddisfatto e che di sicuro non sceglierà più l’azienda che gli ha creato problemi con la consegna della merce. Ciò potrebbe non accadere con una buona organizzazione.
In questo contesto si introduce il gestionale magazzino LibertyCommerce che ti permetterà, tramite le su funzioni, una gestione automatizzata delle giacenze, dei carichi e degli scarichi del magazzino. Potrà inoltre gestire la logistica della tua merce identificando con precisione dove si trova la merce. In dettaglio il software gestione magazzino LibertyCommerce può:

• Gestire la giacenza del magazzino (Carico e scarico)
• Gestire la logistica del magazzino
• Gestire diversi tipi di articolo
• Articolo normale
• Articolo Abbigliamento
• Articolo Taglia e colore
• Articolo con seriali
• Articolo con la gestione dei lotti
• Articolo per Enoteca
• Articolo per biglietti gratta e vinci
• Gestire il sotto scorta di un articolo impostando una giacenza minima
• Gestire il riordino di un articolo in modo automatico
• Gestire lo storico dei movimenti di quell’articolo.
• Gestire il noleggio dei prodotti.

Cosa puoi fare LibertyCommerce

Per una buona organizzazione è necessario istruire adeguatamente al proprio lavoro il personale addetto al magazzino. Mai trascurare l’ordine. Si tratta di un principio fondamentale che, se viene rispettato da tutti gli operai addetti al settore, porta dei benefici. L’ordine viene preservato quando tutti gli operatori compiono i loro doveri in maniera precisa e puntuale.

In questo campo improvvisare è vietato poiché ogni errore si riflette negativamente sul business dell’azienda. Per cui ogni magazziniere dovrà conoscere il suo compito preciso che non potrà mai demandare ad un altro, scrollarsi dalle proprie responsabilità in caso di errore. Fin dal principio vanno indicate le mansioni di ogni magazziniere e sarà giusto nominare un responsabile del magazzino che coordini tutte le attività e fornisca chiarimenti ai colleghi.

Un buon magazziniere deve svolgere dei compiti riguardanti la ricezione della merce. Dovrà preoccuparsi di ricevere la merce in arrivo, verificare la rispondenza della documentazione che l’accompagna nonché le condizioni della merce, priva di ogni danno o difetto.

Lo stoccaggio della merce riguarda lo spostamento di questa dalla zona di ricezione verso la “area di stoccaggio” dove ogni carico verrà disposto, secondo criteri stabiliti con il responsabile. La redazione ed il controllo dell’inventario riguarda la conoscenza di tutta la merce stipata in magazzino e dove viene collocata.

Agli addetti al magazzino spetta anche l’organizzazione delle spedizioni. Si tratta di coordinare questa operazione interfacciandosi con i corrieri.

Gestire scorte e stock non sarà più un problema

Le funzionalità di WMS di LibertyCommerce permettono di interfacciarsi con l’app per la gestione magazzino “LibertyScan”, disponibile sia per IOS che ANDROID, che permette una facile gestione della logistica compilando liste di articoli da inserire in qualsiasi tipo di documento.

I vantaggi sono molteplici come ad esempio organizzare il magazzino, fare l’inventario, gestire la sicurezza del magazzino, gestire la logistica, gestire la logistica, il riordino delle merci…tutto in mobilità!

Ma come si può ben organizzare il magazzino?

I tre punti di riferimento da seguire sono:
l’organizzazione del personale, logistica del magazzino e la redazione di una corretta documentazione che accompagnerà la merce.

LibertyCommerce è adatto al magazzino di diverse tipi di attività economiche. Si passa dal negozio di ferramenta, prodotti edili ed elettronici, negozi di alimentari o piccoli supermercati, cartolerie o negozi di abbigliamento o arredamento.
Tipi di documenti inerenti al magazzino

Gestire un magazzino significa anche aver a che fare con la documentazione che accompagna la merce, per cui per compiere bene questa attività, è necessario elencare i documenti essenziali per un magazzino ordinato.

Il documento più famoso, conosciuto anche da chi non è addetto ai lavori, è il documento di trasporto. Questo deve accompagnare la merce in tutto il suo tragitto dal magazzino alla destinazione finale.

La fatturazione della merce invece, è tutto ciò che riguarda gli aspetti fiscali legati alle operazioni di compravendita della merce. Una fattura precisa è importante per la realizzazione del carico e dello scarico delle merci in inventario.

Inventario magazzino

Quando è il momento di redigere l’inventario, significa individuare e classificare quali sono gli elementi presenti in un certo momento nel magazzino. Si tratta di un’attività periodica essenziale per l’azienda. Con questa attività verranno calcolate le rimanenze dei beni in magazzino e verificati quali beni sono presenti e destinati alla vendita. Verranno quindi calcolate le rimanenze finali che andranno a raggrupparsi in categorie omogenee, distinte per natura e per valore.

Con l’inventario sarà possibile capire quali beni sono da riacquistare e quali no. Il costo dei beni fungibili viene stabilito utilizzando il calcolo del costo medio ponderato, noto come metodo Lifo che significa, primo entrato e primo uscito. Ci si può basare anche al metodo Lifo dove si intende il primo entrato ed il primo uscito.

Il consiglio utile in caso di inventario, sarà quello di sviluppare i rapporti scritti che contengono l’indicazione riguardante la tipologia del prodotto, il suo codice ed il calcolo delle unità che vengono consumate in un anno, servendosi di un apposito programma.

L’inventario è importante per verificare la corrispondenza tra le rimanenze e le scritture contabili nel bilancio aziendale. Sono obbligate a tale operazioni le società di capitali, di persone, persone fisiche che gestiscono un’impresa, enti pubblici e privati commerciali.
Chi invece è esente dall’obbligo di inventario può farlo solo per accertarsi delle giacenze, stabilendo quanta merce vi è presente, organizzando le attività di approvvigionamento futuro o valutando se alcuni beni devono essere esclusi dal ciclo produttivo.

Una volta terminato il conto fisico di ciò che giace in magazzino, bisognerà assegnare il valore nelle voci di costo del risultato di esercizio dell’azienda. L’inventario richiede un certo impegno ed attenzione, poiché oltre all’aspetto fisico riguardante la presenza delle merci ed il suo approvvigionamento, va fatta anche una valutazione fisica dei beni che rimangono in giacenza. In questo modo sarà semplice valutare l’andamento degli affari o della produzione.

Sicurezza del magazzino (Pulizia, ordine, sistemi di sicurezza)

La sicurezza nel magazzino è un principio fondamentale che permette la garanzia di uno stato ottimale riguardo tutti i componenti presenti che prevengono rischi riguardanti le persone, l’interruzione dei servizi e gli eventuali danni alla merce. È importante garantire una certa sicurezza per minimizzare ogni tipo di rischio. Per questo è bene programmare una buona attività di formazione, prevenzione, manutenzione e servirsi di sistemi di sicurezza atti a proteggere la merce presente.

Per garantire la sicurezza sul posto di lavoro è fondamentale partecipare ad attività formative circa la materia, che sia in grado di coinvolgere e motivare il personale. Con una buona formazione, la prevenzione dei rischi è possibile.
Per cui prevenire incidenti di lavoro, servendosi di misure di sicurezza adeguate all’ambiente lavorativo è importante. Vanno identificati quali rischi si corrono nel magazzino, valutarli e assegnare delle priorità a riguardo, pianificare le misure necessarie a prevenirli, adottarle e monitorare la situazione.

Dalla sua parte, l’azienda dovrà garantire a tutti i suoi dipendenti anche in magazzino, il buono stato delle attrezzature, la sicurezza sul posto di lavoro ed il benessere nell’ambiente. Per cui dovrà essere verificato lo stato delle scaffalature che contenere un certo numero di prodotti per ogni livello e conformi alla normativa europea, degli elevatori, dell’illuminazione, pulizia dei corridoi e la resistenza dei pallet.

Per poter lavorare in sicurezza è importante anche eseguire periodicamente delle attività di manutenzione di tutto ciò che è presente in magazzino, evitando di riutilizzare macchine o di impiegare scaffalature che non constano di ottimali condizioni.

Per quanto riguarda i sistemi di sicurezza adottabili in un magazzino, importante è il sistema di allarme progettato ed installato appositamente. Quando si parla di grandi dimensioni, è bene procedere ad una valutazione adeguata delle attrezzature e delle tecnologie che dovranno essere utilizzate. Bisognerà anche decidere se dividere le aree in magazzino oppure affidarsi ad un’unica soluzione.

Un buon sistema di protezione per un magazzino dovrà essere composto da un sistema di allarme adeguato allo stabilimento. Vi dovrà essere il controllo e la gestione degli accessi.

In questo modo si riesce a gestire accessi ed autorizzazioni multiple, monitorando il personale e i mezzi presenti all’esterno dell’azienda ma anche al suo interno.
Ciò potrebbe essere fatto con dei sistemi di video sorveglianza o con la vigilanza operativa h24. Importante sarà anche munirsi di un sistema di autodiagnosi continua, che non permette di incorrere in falsi allarmi.

Formazione del personale addetto al magazzino

Come abbiamo già detto nella sezione relativa alla sicurezza, la formazione del personale addetto al magazzino è importante, sia dal punto di vista della sicurezza che da quello lavorativo. È importante organizzare dei corsi che siano in grado di motivare e stimolare il lavoratore a saper fare sempre di più e sempre meglio, fornendogli i necessari strumenti per una buona formazione nella professione.

Manutenzione periodica dell’attrezzatura

Per tenere il proprio magazzino in sicurezza è necessario attenersi alla normativa europea riguardante le scaffalature ed i mezzi impiegati per un lavoro sicuro.

Tutto ciò che è presente nel magazzino dovrà essere ben tenuto. Dovranno essere ben divisi gli spazi per consentire un passaggio adeguato dei mezzi di trasporto delle merci, come muletti e pallet.
Questi dovranno avere un buono scanso tra uno scaffale e l’altro e questi ultimi dovranno essere sempre ben suddivisi per ripiani, tenendo conto del carico massimo che possono contenere. Periodicamente dovrà essere svolta opera di manutenzione dall’azienda che fornisce le scaffalature e i mezzi e comunicando in caso, la necessità di dover cambiare il tutto.

Logistica magazzino

La logistica nel magazzino è importante. Per questo è bene considerare diversi aspetti, come la gestione fisica e la informativa, nonché l’organizzazione riguardante il flusso dei prodotti. In questo caso è importante l’aspetto riguardante la logistica per avere un’organizzazione ottimale del magazzino.

Per avere una logistica ottimale bisogna disporre la merce secondo le corrette modalità di stoccaggio, poiché la mancanza di ordine potrebbe generare un aumento dei costi e lo spreco degli spazi.

È bene sempre evitare di mantenere degli accumuli di merce dove vi sono zone di passaggio, nonché l’incapacità di soddisfare le esigenze del cliente finale crea uno stato di insoddisfazione ed una cattiva pubblicità per l’azienda.

Possedere dei dati di controllo è necessario per ricavare delle statistiche a ritroso tempo, monitorando le prestazioni.

Per questo sarà necessario saper organizzare al meglio il magazzino sia in modo strutturale che organizzativo, servendosi di una buona strategia di sviluppo che basata sulla focalizzazione di obiettivi realistici che si concretizzano per ottimizzare. Va seguita una strategia di tipo incrementale che consente di conferire procedure che diano ordine, praticità all’azienda. In questo modo si può abbattere il costo dello stoccaggio delle merci e i tempi di movimentazione delle merci.

Gestione del magazzino (come si stabilisce il riordino della merce)

Stabilire il riordino della merce è possibile solo servendosi di mezzi adeguati che mantengano ordine nel magazzino. Si tratta di un ordine riguardante la merce evasa e quella arrivata in magazzino. Si dovranno riordinare le scorte nel momento in cui si tocca il punto minimo di presenza di merce in magazzino.

È importante evitare di ordinare merce inutilmente, poiché andare in sovraccarico di questa potrebbe creare delle rimanenze difficili da piazzare in futuro e soprattutto creare dei costi eccessivi, poiché la merce in giacenza genera anche dei costi superflui, evitabili solo con una corretta programmazione degli ordini.

Classificazione dei prodotti

I prodotti dovranno essere classificati in base all’ordine di vendita. Più un prodotto è venduto, più la sua posizione nel locale deputato al deposito della merce, dovrà avanzare. È importante avere sempre a disposizione i prodotti maggiormente venduti per eseguire velocemente l’evasione dell’ordine e creare soddisfazione nella tempistica di consegna, nei clienti che torneranno a scegliere una certa azienda proprio per la caratteristica della velocità.

Calcolo dei costi di mantenimento delle scorte a magazzino

Il costo reale di gestione del magazzino è importante poiché molti sono i fattori che la determinano ed esula dalla questione riguardante il costo dei beni venduti e delle materie prime. È possibile suddividere i costi del mantenimento delle scorte a magazzino riguardano i costi di capitale o gli oneri di finanziamento, i costi di magazzinaggi e i costi di servizio e rischio.

I costi di capitale riguardano qualsiasi spesa legata a investimenti ed interessi riguardanti il capitale operativo, non tralasciando i costi di opportunità del denaro investito nelle scorte.

I costi di magazzinaggio invece riguardano tutto ciò che è legato alla manutenzione degli impianti dell’edificio e dello stesso. Se si incorre nella situazione riguardante la saturazione dello spazio disponibile in magazzino, i costi aggiuntivi non tarderanno ad arrivare.

I costi di servizio invece riguarderanno l’assicurazione, e il materiale hardware e software, mentre i costi di rischio si riferiscono al fatto che gli articoli perdono valore quando sono fermi in magazzino. Caso specifico riguarda le merci deperibili.

Dropshipping. Cos’è e come funziona

Quando si parla di dropshipping si intende un vero e proprio modello di vendita digitale. Questo si basa sulla sinergia tra il produttore che rifornisce chi gestisce un negozio online e-commerce che a sua volta vende la merce all’utente finale, avventore della rete.
Il dropshipping è stato considerato come un’opportunità di guadagno poiché chi produce si dedica solo a realizzare e a spedire i prodotti, senza doversi preoccupare di sponsorizzarli e piazzarli. Chi vende invece, si concentra solo sullo sviluppo di un buon marketing che attiri quanta più clientela. Chi acquista trova molta scelta nel sito di e-commerce e per questo trova più interessante questo tipo di offerta.

È conveniente utilizzare il dropshipping poiché non vi è un cospicuo impiego di capitali ma vi solo l’impiego di quello iniziale. Questo consiste nell’apertura del negozio di e-commerce.
Il fornitore che riceverà l’ordine ed il denaro per acquistare la merce, dovrà solo spedirtela poiché sarà il cliente finale a pagare. Chi gestisce il portale di e-commerce non dovrà comprare merce e quindi non avrà bisogno di avere un magazzino.
Si tratta di un business facilmente gestibile. Servirà solo una buona connessione internet che permetta di monitorare l’andamento del mercato e le richieste da girare al produttore.

Vi sono molte possibilità di vendita e di acquisto poiché puoi stipulare contratti con diversi fornitori di marchio senza dover gestire il magazzino. Si può anche vagliare la possibilità di contattare fornitori esteri qualora si ritenga che vi sia un buon rapporto qualità prezzo.

Eccedenze di magazzino e strategia per evitare le eccedenze di magazzino

Se vi sono eccessive rimanenze in magazzino è necessario affidarsi ad un buon piano per evitare di incorrere continuamente in questa situazione. È bene identificare i motivi per il quale vi è un certo articolo che rimane in giacenza per troppo tempo e poi andrà trovato il modo di liberarsi di queste traendo il maggior profitto. È bene affidarsi a delle vendite promozionali o a degli stock che eviteranno la giacenza di merce invenduta per lungo tempo.

Per evitare di avere in magazzino eccedenza di merce è bene sempre comprare all’occorrenza un certo articolo che si vende con maggiore facilità, monitorando il mercato.
Tracciamento di tutta la merce

È necessario che vi sia una costante tracciabilità della merce da quando arriva in magazzino fino alla spedizione e all’utilizzo. Ciò è importante ai fini dell’inventario. È possibile tracciare la merce fisicamente attraverso l’inventario, anche e questo è considerabile come un impiego di risorse notevoli periodicamente.

Effettuando dei controlli a campione sarà possibile selezionare solo una parte della merce. Questa operazione compiuta periodicamente permette di avere il polso della situazione ed alleggerire il lavoro annuale.

L’inventario a rotazione invece avviene almeno un giorno a settimana. In questo modo si registrano gli scostamenti e viene riconciliata la scorta fisica e contabile. Ciò risulta facile usando i lettori codici a barre, che evitano che vi siano errori e permettono un risparmio di tempo.

Previsioni tramite statistiche

È bene compiere delle statistiche che permettono di fare una previsione circa la domanda della merce a magazzino. Questa operazione presenta diverse variabili, anche se è possibile servirsi di alcuni strumenti per fare una buona previsione accurata. È bene confrontare le vendite con lo stesso periodo del precedente anno e controllare il tasso di crescita sulla base di un periodo. Va tenuto conto delle vendite già concluse con dei contratti e considerata la stagione o le festività, le tendenze di mercato. Pianificare promozioni e periodi di scoutistica quando è necessario.

Piano di contingenza

Anche se si è in un periodo roseo è bene sempre sapersi preparare al peggio, poiché la gestione del magazzino può diventare anche pericolosa. Quando si verificano delle situazioni anomale che non si riescono a fronteggiare o se vi è un ritardo da parte di un fornitore, è bene sapersi parare. In questo caso andranno identificati i fattori di rischio di qualsiasi natura, trovando una soluzione per fronteggiare le criticità. Anche i dipendenti dovranno essere responsabilizzati per far si che si possa prevenire un certo problema piuttosto che affrontarlo.