Il miglior software gestionale
Il migliore software gestionale per la tua Azienda
Quando avvii un’attività imprenditoriale una delle prime cose che l’imprenditore deve effettuare è procurarsi gli strumenti giusti per avviare la propria azienda. Tra gli elementi essenziali dell’azienda rientra sicuramente il software gestionale.
La funzione amministrativa rappresenta una delle funzioni base dell’azienda e una perfetta implementazione di questo segmento può davvero condizionare la buona riuscita dell’attività aziendale complessiva.
Per un azienda è molto importante riuscire a tenere tutto sotto controllo, tenendo a mente le attività da svolgere e curando con particolare attenzione gli aspetti legati alla contabilità.
La funzione amministrativa rappresenta una delle funzioni base dell’azienda e una perfetta implementazione di questo segmento può davvero condizionare la buona riuscita dell’attività aziendale complessiva.
Per un azienda è molto importante riuscire a tenere tutto sotto controllo, tenendo a mente le attività da svolgere e curando con particolare attenzione gli aspetti legati alla contabilità.
Se sei il titolare di un’azienda o lavori nel settore dell’amministrazione, sai perfettamente quanto possa essere fondamentale avere a disposizione un software gestionale che possa implementare diverse funzioni, dalla calendarizzazione degli appuntamenti, alla compilazione della prima nota contabile con relativa memorizzazione dei dati di fornitori e clienti, alla emissione delle fatture attive e controllo della ricezione delle fatture passive.
In merito a questo argomento si rivela particolarmente importante l’utilizzo di un buon software gestionale proprio perchè la normativa vigente italiana prevede l’obbligo di emissione di fatture elettroniche in formato XML. Non ricevendo più le fatture in formato cartaceo, grazie ad un gestionale potrai tenere sotto controllo tutte le fatture ricevute e monitorare i pagamenti.
In merito a questo argomento si rivela particolarmente importante l’utilizzo di un buon software gestionale proprio perchè la normativa vigente italiana prevede l’obbligo di emissione di fatture elettroniche in formato XML. Non ricevendo più le fatture in formato cartaceo, grazie ad un gestionale potrai tenere sotto controllo tutte le fatture ricevute e monitorare i pagamenti.
Come scegliere il miglior software gestionale
I software gestionali presenti in commercio sono davvero tanti, c’è solo l’imbarazzo della scelta. Sicuramente ci sono gestionali più costosi con più funzioni implementate e quelli più economici. Diventa importantissimo quindi essere in grado di analizzare le caratteristiche del gestionale in base alle proprie esigenze organizzative.Caratteristiche che un software gestionale deve assolutamente avere:
La semplicità dell’utilizzo
Il primo elemento da verificare è che il software sia intuitivo. Sia se ad utilizzarlo è il titolare dell’azienda o la segreteria o gli impiegati del settore contabilità, avere un software gestionale facile da usare permetterà di risparmiare tempo in termini di formazione.
La modularità delle funzioni
Se tutte le funzioni alle quali è possibile accedere sono separate tra loro, magari con un’interfaccia a moduli, è più semplice lavorare sulla funzione interessata.
La personalizzazione dell’offerta
Una particolare attenzione va posta al contratto stipulato con la software house durante la fase di acquisto del gestionale. Si consiglia di preferire contratti modulabili nel tempo, perchè le esigenze potrebbero variare di anno in anno.
Il rapporto qualità-prezzo
Come per ogni acquisto, anche quando si decide di comprare il gestionale per la propria azienda è opportuno valutare complessivamente quello che è il rapporto qualità- prezzo avendo accortezza anche nel controllare quelli che sono i servizi collaterali offerti, come ad esempio l’assistenza e il supporto in caso di problematiche specifiche.
Un altro elemento importante da valutare per la scelta del gestionale perfetto per le proprie necessità è se optare per un software in cloud o uno locale. Scegliere la soluzione più adatta potrebbe non essere molto semplice.
Ma vediamo quelli che possono essere vantaggi e svantaggi di entrambe le opzioni.
Quando si parla di software in cloud si fa riferimento ad un programma che mette a disposizione uno spazio virtuale su cui vengono salvati, grazie ad una connessione internet, tutti i dati e le informazioni che passano attraverso il software. Si tratta di una tecnologia di cloudcomputing, ovvero di servizi on demand offerti da un fornitore esterno. I sistemi gestionali in cloud rientrano nel settore del Software as a Service, in cui il servizio offerto è l’uso del programma già installato su server remoti, per i quali non andrai ad acquistare il programma fisico da installare sul proprio PC. Quando invece si parla di software locali si fa riferimento a software gestionali installati invece su server locali di proprietà del cliente titolare dell’azienda.
Un altro elemento importante da valutare per la scelta del gestionale perfetto per le proprie necessità è se optare per un software in cloud o uno locale. Scegliere la soluzione più adatta potrebbe non essere molto semplice.
Ma vediamo quelli che possono essere vantaggi e svantaggi di entrambe le opzioni.
Quando si parla di software in cloud si fa riferimento ad un programma che mette a disposizione uno spazio virtuale su cui vengono salvati, grazie ad una connessione internet, tutti i dati e le informazioni che passano attraverso il software. Si tratta di una tecnologia di cloudcomputing, ovvero di servizi on demand offerti da un fornitore esterno. I sistemi gestionali in cloud rientrano nel settore del Software as a Service, in cui il servizio offerto è l’uso del programma già installato su server remoti, per i quali non andrai ad acquistare il programma fisico da installare sul proprio PC. Quando invece si parla di software locali si fa riferimento a software gestionali installati invece su server locali di proprietà del cliente titolare dell’azienda.
Il principale pro del software locale è la libertà nell’uso del programma, essendo infatti installato presso la propria sede si ha la possibilità di apportare modifiche, riparazioni o aggiornamenti in qualsiasi momento. Inoltre, altro punto di forza di un software locale è che tutti i dati sono sicuri, essendo conservati in azienda non corrono il rischio di essere hackerati. D’altro canto però è necessario ricordarsi di effettuare costantemente dei backup dei sistemi per non incorrere nel pericolo di perdere dati non salvati o magari smarriti a causa di un cortocircuito dei server locali.
Infine il punto più critico dei sistemi locali è dato dai necessari costi di manutenzione che saranno totalmente a carico del cliente titolare dell’impresa.
Quanto ai software in cloud invece si parla si di una soluzione più innovativa a un primo esame, ma che presenta dei LATI OSCURI che subito non prendiamo in esame.
Uno di questi ad esempio è il fatto e che i NOSTRI dati sono dislocati in un luogo non precisato e che se il provider o il fornitore di servizi ha un problema tecnico si fermeranno migliaia di attività economiche contemporaneamente. E’ come nel famoso film Indipendence Day, che quando viene distrutta l’astronave madre, tutta l’invasione degli alieni si blocca perche’ era controllata da un unico punto centralizzato.
Inoltre se per caso volessimo passare a un’altra piattaforma di fatturazione molte volte non sono disponibili le funzioni di esportazione dei dati e per rientrare in possesso delle nostre anagrafiche o del nostro magazzino bisogna pagare delle tariffe aggiuntive.
Infine il punto più critico dei sistemi locali è dato dai necessari costi di manutenzione che saranno totalmente a carico del cliente titolare dell’impresa.
Quanto ai software in cloud invece si parla si di una soluzione più innovativa a un primo esame, ma che presenta dei LATI OSCURI che subito non prendiamo in esame.
Uno di questi ad esempio è il fatto e che i NOSTRI dati sono dislocati in un luogo non precisato e che se il provider o il fornitore di servizi ha un problema tecnico si fermeranno migliaia di attività economiche contemporaneamente. E’ come nel famoso film Indipendence Day, che quando viene distrutta l’astronave madre, tutta l’invasione degli alieni si blocca perche’ era controllata da un unico punto centralizzato.
Inoltre se per caso volessimo passare a un’altra piattaforma di fatturazione molte volte non sono disponibili le funzioni di esportazione dei dati e per rientrare in possesso delle nostre anagrafiche o del nostro magazzino bisogna pagare delle tariffe aggiuntive.
Il Software Gestione Magazzino
Una funzione importantissima che si potrebbe implementare nel proprio software gestionale è quella di gestione delle scorte aziendali. Avere la possibilità di aggiornare costantemente il magazzino ha indubbi risvolti positivi. Primo tra tutti la possibilità di evitare acquisti superflui che generano ulteriori accumuli di merce inutilizzata e in secondo luogo, la possibilità di conoscere in ogni momento la quantità e il valore della merce stoccata, evitando così valutazioni che potrebbero alterare i dati effettivi.Prima di acquistare un software di magazzino è importante però valutare determinate caratteristiche.
Anzitutto è molto importante considerare le singole esigenze aziendali, sia in base al capitale disponibile che relative alle dimensioni delle scorte che l’azienda potrebbe accumulare.
Se le cifre sono irrisorie e si ha poca disponibilità economica allora non conviene acquistare un software di gestione del magazzino particolarmente costoso.
Se invece le scorte sono elevate, a quel punto sarebbe conveniente selezionare un programma che effettua una gestione automatica del magazzino come ad esempio il software LibertyCommerce
In secondo luogo conviene verificare se occorre acquistare un software specializzato o meno.
Ci sono infatti aziende che preferiscono concentrare il lavoro su un unico programma che gestisce tutte le funzioni di amministrazione, contabilità e gestione delle merci, ci sono poi aziende che preferiscono software specifici per ogni sezione in maniera tale da modulare i servizi offerti a seconda dell’ampiezza della singola funzione aziendale.
Anche in questa circostanza occorrerà infine verificare se, in relazione a quelle che sono le proprie necessità, sarà più opportuno optare per un software in cloud oppure uno locale.
Software gestionale italiano o estero
Le software house che si occupa dello sviluppo del gestionale potrebbe avere sede italiana oppure estera. Scegliere l’una piuttosto che l’altra non ha alcune differenza se l’azienda avrà selezionato un software in cloud, trattandosi di un sistema che crea inevitabilmente una vicinanza virtuale. Se il software è locale allora sarebbe preferibile avere un referente di zona, nel caso in cui ci siano problematiche tecniche da dover risolvere.
Le funzioni di un buon software
Le macro aree che potrebbe ricoprire un buon software gestionale sono:
- Contabilità e Finanza
Si riferisce alla gestione delle funzioni contabile, finanziaria e amministrativa. - Controllo di gestione
Il controllo delle attività e delle performance aziendale da un punto di vista di budget, oltre che la definizione di obiettivi strategici. - Ciclo Attivo e Passivo
Gestione integrata del rapporto con i clienti e con i fornitori, ivi incluso il procedimento di fatturazione attiva e passiva. - Logistica e Magazzino
Si riferisce alla gestione delle scorte, delle movimentazioni delle merci e degli inventari. - Produzione
Gestione della programmazione e della definizione dell’intero processo produttivo.
Un software gestionale dotato di tutte queste funzioni sarebbe perfetto, ma in particolare occorre verificare che sia in grado di integrare tutti i processi di business così da offrire maggiore produttività e rendere il processo aziendale nel suo complesso più redditizio.
Software gestionale per la fatturazione elettronica
Tradizionalmente l’elaborazione delle fatture veniva effettuata mediante gestionali molto semplici, che si limitavano a fornire un’interfaccia di base della fattura e la compilazione degli elementi essenziali. Sicuramente prevedevano la gestione dell’anagrafica di clienti e fornitori, ma tutto il procedimento era molto standard. Una volta realizzato il documento veniva scaricato in formato pdf ed inviato tramite email o indirizzo pec oppure veniva stampato e consegnato cartaceamente.
Dal 1 gennaio 2019 la normativa italiana ha inserito l’obbligo di emissione di fattura elettronica in formato xml (eXtensible Markup Language) per tutti i titolari di partita IVA ad eccezione di coloro che optano per il regime forfettario o regime dei minimi.
Il file generato nel suddetto formato deve poi obbligatoriamente transitare dallo SDI (Sistema di Interscambio) che si occupa di verificare la correttezza e recapitare la fattura al destinatario.
Questi rilevanti cambiamenti hanno indubbiamente obbligato le software house ad operare delle importanti modifiche ai gestionali che offrono il servizio di fatturazione, consentendo così ai titolari di azienda di adeguarsi alle direttive dell’Agenzia delle Entrate.
Ad oggi per poter generare una fattura elettronica mediante gestionale è necessario seguire un iter più complesso. Per prima cosa è fondamentale abilitare la fattura B2B indicando chi è il trasmittente e chi andrà a firmare elettronicamente il documento.
Poi occorrerà procedere all’inserimento in anagrafica del cliente avendo cura di inserire il codice univoco fornito. Per codice univoco si intende un codice a 6 o 7 cifre che consente alla fattura elettronica di confluire nel gestionale del cliente.
Creata l’anagrafica si passa alla compilazione vera e propria della fattura, inserendo tutti quelli che sono i dati essenziali di una fattura tradizionale. Terminato questo step sarà possibile inviare una copia di cortesia della fattura (non valida ai fini fiscali) da far pervenire a mezzo mail al cliente. A questo punto occorre procedere all’invio allo SDI della fattura generata. Sarà il software ad occuparsi di tutto.
Quanto al ciclo passivo di fatturazione il software gestionale consente di tenere traccia di tutte le fatture ricevute tramite SDI.
Per poter visualizzare tutte le fatture di acquisto sarà però fondamentale comunicare ai propri fornitori i dati relativi alla propria intestazione aziendale e soprattutto il codice univoco che viene fornito direttamente dal software gestionale.
Se vuoi delle informazioni aggiuntive o un preventivo su un ottimo gestionale, ti preghiamo di compilare questo form.
